Du arbeitest mit Jira, sei es unternehmens- oder teamverwaltet, oder mit Confluence – und hast manchmal das Gefühl, dass die Prozesse eher kompliziert als hilfreich sind?

Unklare Abläufe, doppelte Tickets, fehlende Automatismen und chaotische Rechtevergabe? Du bist nicht allein.

Viele Teams kämpfen mit denselben Herausforderungen.

Der Grund: Die Tools sind stark – aber nur so gut wie die Prozesse dahinter.
In diesem Beitrag zeigen wir dir fünf typische Fehler im täglichen Einsatz von Jira & Confluence – und wie du sie mit uns der WK IT als erfahrenen Atlassian Partner systematisch vermeidest.

Dabei werfen wir auch einen Blick auf angrenzende Services wie Business Process Management, IT-Projektmanagement und Requirement Engineering, die für eine nachhaltige Optimierung entscheidend sind.

Beispiel:
Die Teams arbeiten in verschiedenen Jira-Projekten, die jeweils einen anderen Aufbau haben und keine einheitliche Struktur verfolgen. Dadurch ist es nicht möglich, Reportings zu erstellen und auszuwerten oder Tickets gegenseitig zuzuweisen. Dies trägt zur Intransparenz bei.

Lösung:
Gemeinsam mit uns als Atlassian Partner analysierst du Projektstrukturen, etablierst konsistente Templates und schaffst prozessuale Klarheit, z. B. durch IT-Projektmanagement. Der Schlüssel: Struktur statt Tool-Wildwuchs.

Beispiel:
Ein besonders dringendes Ticket (Incident) braucht oft schnelle Lösungen – doch wenn es zu viele Schritte durchlaufen muss, geht dabei unnötig Zeit verloren. Es ist wichtig, hier jeden einzelnen Schritt freizugeben, was jedoch sehr zeitaufwendig ist und nicht zum Tickettyp passt.

Lösung:
Durch ein auf den Tickettyp abgestimmtes Workflow-Design und die Automatisierung der Arbeitsprozesse wird der Arbeits- und anschließende Freigabeprozess direkt im Tool abgebildet. Ein sauberer Workflow und eine “Warten auf Freigabe”-Logik sowie Benachrichtigungen können Zeit und Fehler sparen. Ein erfahrener Atlassian Partner unterstützt dich dabei.

Ergänzend hilft dir ein professionelles Business Process Management, deine Workflows mit deinen Projektzielen in Einklang zu bringen.

Beispiel:
Teammitglieder können Seiten in Confluence nicht bearbeiten bzw. einsehen oder keine Tickets in Jira erstellen.

Lösung:
Ein Rollen- und Rechtemodell, abgestimmt auf deine Organisation, schafft Transparenz und Sicherheit.

Gemeinsam mit unseren ExpertInnen entwickelst du ein verständliches Berechtigungskonzept, das nachhaltig dokumentiert wird – damit du dich auf Inhalte statt auf Zugriffsprobleme konzentrieren kannst.

Beispiel:
Inhalte werden wahllos angelegt, aber gepflegt wird wenig. Bei einer Suche erhält man 1000 Ergebnisse, aber keine Antwort. Ohne Struktur verkommt Confluence zur Content-Wüste.

Lösung:
Gemeinsam mit dem Requirement Engineering, entwickeln wir als Atlassian Partner ein durchdachtes Seitenkonzept und klare Bereichsstrukturen. So wird Confluence zur echten Wissensbasis – nicht zur Datensammelstelle.

Beispiel:
Wiederkehrende Tasks werden manuell erstellt und zugewiesen – Zeit geht dabei unnötig verloren, da Mehrarbeit entsteht.

Lösung:
Automatisierungen machen dein Team schneller und entlasten vom operativen Kleinkram: Zuweisungen, Fristenerinnerungen, Eskalationen – all das lässt sich in Jira smart abbilden. Gleichzeitig entsteht Raum für strategisch wichtigere Aufgaben.

Jira & Confluence sind nur so stark wie die Struktur, die du ihnen gibst.
Mit einem erfahrenen Atlassian Partner bringst du Ordnung ins System, schaffst nachvollziehbare Abläufe und reduzierst Komplexität – ganz gleich ob bei Workflows, Automatisierungen oder Rollen.

👉 Besonders wirkungsvoll wird die Optimierung, wenn sie ganzheitlich gedacht wird – z. B. durch Business Process Management, IT-Projektmanagement und Requirement Engineering. Denn Tools allein lösen keine Probleme – aber durchdachte Prozesse schon.

Quellen:

Sibel Arabaciogullari
Business Consultant WK IT GmbH

“Seit Dezember 2021 bin ich bei der WK IT als Business Consultant eingestellt. Seit fast vier Jahren bin ich Teil eines Kundenprojektes, in dem ich als Process Engineer und Scrum Master agieren darf. Sowohl im Projekt als auch WK intern gehören Prozessmanagement und Jira Lösungen zu meinen liebsten Aufgaben.”

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Julia Wohlrab
Business Consultant WK IT GmbH

“ Seit über zweieinhalb Jahren bin ich bei der WK als Business Consultant tätig und übernehme dabei Rollen wie Scrum Masterin und Roadmap Facilitator. Zusätzlich begleite ich interne Projekte – von der Orga von Trainingsevents bis zum Engagement im Sustainabilityteam – und arbeite täglich intensiv mit Jira und Confluence.”

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Martin Brose
Head of Operations WK IT GmbH

“Ich bin seit 12 Jahren bei der WK, aktuell als Head of Operations. Zuvor war ich System Engineer mit Fokus auf Client- und IT-Service-Management, später Service Delivery Manager. Als Führungskraft begeistert mich die Zusammenarbeit mit unserem engagierten Team und die Chance, die Zukunft der WK IT mitzugestalten.”

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